Organización a través de Microsoft Outlook (Primera parte)

Microsoft Outlook (no www.Outlook.com) en su versión de escritorio, es generalmente utilizado como un manejador de correo, pero puede ser mucho más que eso y usted puede ganar toneladas de tiempo!

Esta es una serie de publicaciones que iré compartiendo en las próximas 4 semanas.

En la actualidad lo uso como un organizador personal y me ha permitido alcanzar grados de eficiencia que antes no lograba.

Algunos tips para usar Microsoft Outlook son los siguientes:

Manejo de correo electrónico

1- Use su bandeja de entrada como indicador de información que tiene pendiente por procesar.

Siguiendo la metodología GTD (Getting Things Done http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done) puede descargar su cerebro de los pendientes así:

  • Revise su bandeja de entrada 2 o 3 veces al día (puede utilizar alertas o reglas para recibir notificaciones cuando alguien le envía algo importante).
  • Si el correo es un correo no deseado, repórtelo a Microsoft y márquelo como tal (puede usar esta herramienta: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=18275)
  • Si el correo contiene información que es solo para que usted esté enterado, archívelo.
  • Si el correo contiene una o varias tareas para usted:
  • a) Si hacerlo se demora menos de dos minutos, hágalo inmediatamente.
  • b) Si hacerlo se demora MAS de dos minutos, prográmelo para hacerlo como una tarea. Aquí tiene dos formas de hacerlo: 1) ponerle un recordatorio al correo electrónico – usar la bandera- (Outlook crea una tarea con base en el email, la cual puede renombrar haciendo clic con el botón derecho sobre la tarea y seleccionando renombrar tarea) o 2) crear la tarea en Outlook y con la tarea abierta, arrastrar el correo electrónico al cuerpo de la tareas, para que quede insertado en la misma.

Manejo de tareas + Microsoft OneNote

2- Las tareas pueden servir como un lista de chequeo para saber qué cosas tiene pendientes, pero qué pasa cuando usted necesita listas de tareas dentro de las mismas tareas? para eso está OneNote. Para crear una lista de tareas dentro de una misma tarea haga lo siguiente:

  • Cree una nueva tarea en Microsoft Outlook y asígnele un nombre
  • Con la tarea abierta, haga clic en el icono OneNote que aparece en la cinta de opciones en la parte superior de la ventana
  • Defina la ubicación donde quiere almacenar las notas relacionadas con la tarea.
  • Una vez tenga la nota abierta (note que el nombre de la nota, corresponde al nombre de la tarea), empiece a escribir el listado de subtareas que debe tener esa tarea (presione Enter después de cada subtarea).
  • Seleccione el listado con el mouse y en la cinta de opciones seleccione el ícono que tiene una casilla de verificación.
  • Listo, con eso tiene la posibilidad de hacer seguimiento a los pendientes dentro de la tarea principal.

(Continúa segunda parte)

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Acerca de ricardodiazjimenez

I'm a person of big ambitions, but takes care of small details. As an entrepreneur I have learned to value people that surrounds me and invest in their wealth. Living in a big chaotic city has been an inspiration for ideas to make working from home a viable option. From some years, until now, I have discovered that sharing my knowledge is a way to feel good and at the same time, receive more. I have invested in a headhunting company specialized in information technology, an elearning content production company and an outsourcing administrative services company.
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