Organización a través de Microsoft Outlook (Segunda parte)

Continuando con esta serie de consejos para la organización personal a través de Microsoft Outlook, en esta publicación traigo dos funcionalidades importantes.

Los tips de esta parte son:

Manejo de tareas + calendario

Si las tareas son el listado de las cosas pendientes por hacer, se debe representar en el calendario el tiempo que uno va a utilizar para completar cada una de ellas. Esto sirve con dos propósitos igualmente importantes, uno, saber cuándo y en qué momento voy a dedicarle tiempo a cada una de las tareas, de lo contrario se quedarán como pendientes indefinidamente y dos, analizar en qué se está invirtiendo el tiempo.

En la primera parte vimos cómo crear una tarea. Ahora con esa tarea creada:

  1. Haga clic en la opción “Calendario” ubicada en la parte izquierda de la ventana de Microsoft Outlook.
  2. Active la opción de tareas en la barra de tareas pendientes (cinta de opciones “Vista”). También puede activar la lista de tareas pendientes, si lo quiere.
  3. Active la visualización de semana calendario
  4. Arrastre con el mouse la tarea a la cual va a dedicarle tiempo, del panel de tareas hacia la cuadrícula del calendario en el día y hora que va a empezar a trabajar en la tarea.
  5. Ajuste la duración que le va a asignar a la tarea en la cita recién creada.

Manejo de tareas + XMind (mapas mentales)

Tener un listado interminable de tareas no ayuda mucho a la hora de descargar la mente del peso de tener pendientes (ayuda algo, pero no es lo ideal).

XMind es un software gratuito que se consigue en www.xmind.net y sirve para hacer mapas mentales. Los que no saben que es un mapa mental, Wikipedia tiene un buen resumen aquí: http://es.wikipedia.org/wiki/Mapa_mental

Este software tiene la posibilidad de conectar los mapas mentales con las tareas de Microsoft Outlook a través de extensiones (https://secure.nglogic.com/SmartXMindExtensions/products/xmind-sync-for-outlook).

Lo mejor de la integración es que se sincroniza automáticamente.

La aplicación tiene tutoriales que lo guían paso a paso de cómo importar, exportar y sincronizar las tareas. Mi tip llega hasta mencionar la integración y la posibilidad de organizar sus tareas (y proyectos!) con esta aplicación.

 

 

 

 

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Acerca de ricardodiazjimenez

I'm a person of big ambitions, but takes care of small details. As an entrepreneur I have learned to value people that surrounds me and invest in their wealth. Living in a big chaotic city has been an inspiration for ideas to make working from home a viable option. From some years, until now, I have discovered that sharing my knowledge is a way to feel good and at the same time, receive more. I have invested in a headhunting company specialized in information technology, an elearning content production company and an outsourcing administrative services company.
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