Organización a través de Microsoft Outlook (Tercera parte)

Una vez más comparto otro consejo de esta serie para la organización personal a través de Microsoft Outlook, en esta publicación detallo otras dos funcionalidades importantes.

Los tips de esta parte son:

Personalización del entorno de trabajo

Personalización del correo

Al iniciar Microsoft Outlook, la ventana que se abre muestra la bandeja de entrada de correo. Existe una funcionalidad que es bastante útil para obtener información de primera mano cuando uno está procesando su correo. Esta funcionalidad es la “barra de tareas pendientes”.

Barra de tareas pendientes

Para activar el panel de tareas pendientes, haga clic en Vista / Barra de tareas pendientes y active las opciones que quiera tener a la mano. En lo particular hallo útil tener Calendario (como primera opción) y Tareas (como segunda opción.

Ventajas

– Al procesar un correo que implica saber la disponibilidad de nuestro calendario, no tenemos que activar la ventana del calendario, tenemos la información inmediata en el mini-calendario de la barra de tareas pendientes.

– Al programar una tarea, ya sea marcando un correo como de “seguimiento” o queriendo crear una nueva tarea, tenemos la posibilidad de hacerlo sin necesidad de activar la ventana de tareas.

Personalización del calendario

Cuando estamos en la ventana de calendario, es una buena práctica tener la información de las tareas a la mano, para poder arrastrar las tareas hacia el calendario y así representar el tiempo en que se ejecutará la tarea o planear nuestra agenda con base en los pendientes que tenemos. En este punto hay que activar, tanto la “barra de tareas pendientes” como la “lista de tareas diarias”.

Arriba describí como activar la barra de tareas pendientes, pero para el caso de la ventana de calendario, solo sugiero marcar la opción de tareas y personas.

Lista de tareas diarias

La lista de tareas diarias es bastante útil para saber el vencimiento de las tareas.

Para activar la lista de tareas diarias, primero cambie la vista actual del calendario a vista por semana así: Seleccione Vista / Semana. También es útil, mostrar los siguientes 7 días, que es ventajoso porque si por ejemplo el día de hoy es viernes, permite ver el calendario de viernes a jueves.

Una vez en la vista de Semana en calendario, seleccione Vista / “Lista de tareas diarias” / Normal.

En la parte inferior del calendario se desplegará el listado de tareas que se vencen en cada día de la semana (se puede ajustar para ver más o menos tareas según lo que se requiera).

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Acerca de ricardodiazjimenez

I'm a person of big ambitions, but takes care of small details. As an entrepreneur I have learned to value people that surrounds me and invest in their wealth. Living in a big chaotic city has been an inspiration for ideas to make working from home a viable option. From some years, until now, I have discovered that sharing my knowledge is a way to feel good and at the same time, receive more. I have invested in a headhunting company specialized in information technology, an elearning content production company and an outsourcing administrative services company.
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