Organización a través de Microsoft Outlook (Cuarta parte)

En la última publicación de esta serie les comparto otro tip que puede ser de utilidad para la organización personal.

Uso de categorías

Uno de los errores principales que cometemos cuando tratamos de organizar nuestros correos es mezclar el concepto de los “temas” con los “destinatarios” al momento de archivar los ítems de Outlook. A menudo se termina con una infinidad de carpetas que dificultan el acceso a la información. Por ejemplo cuando se está trabajando en varios proyectos, y se recibe en un mismo correo electrónico información de los mismos, si el criterio inicial para archivar fue crear una carpeta por proyecto, suceden una de estas tres cosas: 1) Se duplica el correo y se copia en las dos carpetas, o 2) Se deja en una de las dos y así la otra queda incompleta o 3) se crea una tercera carpeta para información de los dos proyectos. En cualquiera de los casos, la solución es ineficiente.

Mi propuesta es la siguiente:

Para archivar correos electrónicos, crear tres carpetas principales así:

– Oficina (para los correos por departamento, área o persona compañero de trabajo)

– Personal (para todos los correos familiares y de amigos)

– Terceros

— Crear una carpeta por empresa con la que se tiene contacto (ya sean clientes o proveedores)

Así las cosas, los correos quedan físicamente archivados en carpetas organizados por remitente (u organización en caso de terceros clientes/proveedores/instituciones)

Para manejar proyectos o temas:

En Outlook utilizar las categorías y aplicarlas a cada correo, tarea, cita o contacto. Para ver un tutorial de cómo usarlas, ver el siguiente video: http://www.youtube.com/watch?v=1TDFpW6jv9c (crédito Lynda.com en inglés)

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Acerca de ricardodiazjimenez

I'm a person of big ambitions, but takes care of small details. As an entrepreneur I have learned to value people that surrounds me and invest in their wealth. Living in a big chaotic city has been an inspiration for ideas to make working from home a viable option. From some years, until now, I have discovered that sharing my knowledge is a way to feel good and at the same time, receive more. I have invested in a headhunting company specialized in information technology, an elearning content production company and an outsourcing administrative services company.
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