Consejo de comunicación efectiva por el correo electrónico

Se puede ganar una eficiencia de hasta un 30% adicional en el procesamiento de correo electrónico siguiendo un simple principio.

Mucha gente pierde tiempo procesando su correo electrónico por motivos que van desde que el asunto del correo no es claro, se utilizan mal los indicadores de urgencia, la redacción es más que deficiente, entre otros.

Hoy quiero hacer mención a un principio que facilita mucho el procesamiento y hace que uno se enfoque en los correos importantes. Este principio es saber utilizar el campo de destinatarios “para” y “cc”.

La idea básica:

Si usted quiere que la persona o las personas a las que está dirigiendo el correo hagan algo con su correo (lo respondan, haga una tarea, etc.) inclúyalos en el campo “para” del correo.

Si no es necesario que la persona o las personas hagan algo con su correo y simplemente necesita informarles de la existencia de la información del correo, inclúyalos en el campo “cc” del correo.

Combinando con Microsoft Outlook

Hay una funcionalidad que ayuda a optimizar esta estrategia (cuando uno es el destinatario del correo) y es el autoformato.

– Para activarlo, en su bandeja de entrada seleccione ”View” / “View settings” de la cinta de opciones.

– De la ventana que aparece seleccione “Conditional formatting” / “Add”

– Escriba el nombre de la regla “Enviado a mi sin leer”

– Seleccione las opciones de formato de la fuente con que van a quedar los emails mediante el botón “Font” (ejemplo verde/negrita)

– Después presione el botón “Condition” y de la ventana que aparece marque la casilla “Where I am” y seleccione “On the To line with other people”. Así mismo, en la pestaña de “More choices” seleccione la casilla “Only ítems that are” y de la lista desplegable “unread”.

(repita los pasos para crear una regla “Enviado a mi leído”, pero donde el Font no tiene negrita y en el último seleccione de la lista desplegable “read”)

Ver tutorial sobre la funcionalidad en Outlook aquí

Una vez activo el autoformato, todos los correos en los que uno está en la línea de “Para”, quedaran con formato verde y en negrilla.

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Acerca de ricardodiazjimenez

I'm a person of big ambitions, but takes care of small details. As an entrepreneur I have learned to value people that surrounds me and invest in their wealth. Living in a big chaotic city has been an inspiration for ideas to make working from home a viable option. From some years, until now, I have discovered that sharing my knowledge is a way to feel good and at the same time, receive more. I have invested in a headhunting company specialized in information technology, an elearning content production company and an outsourcing administrative services company.
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