Organización de documentos personales (no usar carpetas)

Desde hace unos meses decidí empezar a migrar la forma en la que estaba almacenando los documentos personales hacia un sistema que fuera más eficiente y me permitiera más flexibilidad para categorizar y buscar información.

El método anterior era el sistema tradicional de archivos y carpetas en el explorador de Windows:

 

Ya había evolucionado y como mucha gente, los tenía en una ubicación en Internet (la nube) y para mi caso, OneDrive fue la elección.

El problema

Definitivamente, la estructura de carpetas limita la capacidad de clasificación porque termina siendo una relación de uno a uno (o unos pocos). Me explico, si uno tiene un archivo de una factura de un tiquete de un viaje por ejemplo, en qué carpeta debe almacenarlo, en “Financiero” o en “Viajes”?

Con este problema hemos convivido y generalmente la solución más rápida es duplicar los archivos. Lo que generalmente produce más problemas, porque si necesitamos actualizar un archivo, tendremos que reemplazarlo en todas las ubicaciones donde lo hayamos duplicado.

 

La solución

Utilizar un sistema que permita tener un listado único de archivos y a ese listado darle una estructura que permita manejar tantas clasificaciones como uno quiera. Pareciera que requiere más trabajo, pero en últimas es un poco de “Cambiar esquemas”, combinado con “Disciplina y adoptar hábitos”.

Con este método, todos los archivos se pueden almacenar en una sola carpeta (sin subcarpetas), y en últimas lo que se va tener es un gran listado de archivos que siguen un consecutivo:

 

Algo así:

 

Si uno no tiene conocimientos para diseñar una base de datos, lo más fácil es utilizar una hoja de Excel.

El punto importante es que ya no se van a buscar los archivos por el nombre de ellos en el explorador de Windows, sino que se buscará en la tabla de Excel y después se abrirá el archivo con el número consecutivo.

 

Paso 1:

Preparar la tabla para almacenar la información

Crear una tabla en una hoja en blanco en Excel

Los encabezados pueden ser:

Consecutivo

Tercero

Documento

Fecha

Categorías

 

Esto se podría optimizar utilizando menús desplegables.

Ejemplo de cómo queda la información

Consecutivo

Tercero

Documento

Fecha

Categorías

1

Gas natural

Factura

1-Mar

Servicios públicos

2

Codensa

Factura

1-Mar

Servicios públicos

3

Helm Bank

Extracto

12-Mar

Financiero

4

Banco de occidente

Consignación

18-Mar

Financiero

5

Avianca

Factura

21-Mar

Financiero, Viajes

 

Para los que no saben cómo crear una tabla en Excel, pueden referirse a este tutorial:

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/dar-formato-a-una-tabla-de-excel-HA010013769.aspx

 

 

Paso 2:

Para cada archivo que se quiere almacenar:

  1. Renombrarlo y agregarle al nombre del archivo el número del consecutivo que sigue en la tabla donde se relacionan los archivos

    Ejemplos:

    1-facturagasnatural.pdf (es importante separar el número del nombre con un guion)

    2-facturacodensa.pdf

    

Nota: si se quiere, se puede nombrar solo como el consecutivo y omitir el resto del nombre del archivo

        1.pdf
        2.pdf

  1. Relacionar la información que describe el archivo en la tabla de Excel.

     

 

Para buscar archivos:

Simplemente usar los filtros del Excel

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5 Ways to Work from Home More Effectively

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Colaboración y la palabra “juntos”

Hoy leí un artículo de Harvard Business Review sobre la importancia del trabajo en grupo sobre el cual propongo 5 cosas que me parecen importantes para trabajar en grupo. Antes que nada, los créditos:

El artículo:

http://blogs.hbr.org/2014/08/managers-can-motivate-employees-with-one-word/

y la referencia fue gracias a esta publicación:

http://www.officevibe.com/blog/power-collaboration-work

 

5 cosas importantes para considerar cuando se trabaja en grupo (no están en ningún orden)

  1. Juntos
    Usar más la palabra “juntos” en las frases con las que se interactúa con los demás. Por ejemplo: “vamos a lograr cumplir la meta si trabajamos juntos”, “juntos podemos solucionar este inconveniente”.

     

  2. El que se siente bien, trabaja bien

    El líder del equipo debe garantizar un ambiente donde se aprenda de los errores y se premie el esfuerzo

     

  3. Comunicación eficiente

    La comunicación debe ser fluida, si un problema surge y no hay forma de comunicarlo a tiempo, puede ser tarde para el momento en que quien la puede resolver se entere

     

  4. Herramientas y conocimientos al alcance de todos

    Muchas veces tenemos en nuestro poder herramientas y conocimientos que pueden facilitarle la vida y aumentar la productividad de los miembros de nuestro equipo y por inseguridad o por miedo, no las compartimos. Liberarse y dejar que los demás progresen, va a redundar en nuestro beneficio

     

  5. Alineación

    Debe existir una alineación entre los objetivos y las metas del equipo, como grupo y cada individuo .Es importante que todos los miembros del equipo sepan cuáles son las prioridades como grupo (qué se persigue) y las de cada uno de sus miembros, así se encontrarán motivadores que potenciarán su desempeño

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How to create lots of text quickly and why?

Efficiency 365

image This is an interesting feature of Word since its earliest version.

It allows you to generate random text – and lots of it.

Who needs random text and why?

Read on to find out …

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Filtrar y ordenar un formulario que se basa en una consulta de dos tablas con JOIN (Filter By Form)

Problema:

Cuando se utiliza una consulta que contiene más de dos tablas como base de un formulario, esto puede causar problemas al momento de usar la opción de filtro por formulario que provee Access.

Este es el caso:

El diseño que adopté de las tablas tiene la particularidad que los nombres de los campos pueden repetirse. En este caso, el campo ID aparece en las dos tablas.

 

Programando en VBA para que cuando el formulario se abra ordene por un campo, no me di cuenta que quería ordenar por d.ID y solo use la notación ID.

 

Esto hizo que los filtros del formulario que usa la consulta, dejaran de funcionar correctamente.

 

Solución:

Usar la notación completa incluyendo la tabla y el nombre del campo para ordenar y filtrar el formulario así:

[Tabla].[Campo]

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Foco en subformularios de Access con Split Form no se oculta al cambiar de registro

Diseñando una aplicación me encontré otro de los tantos problemas que genera un Splitform en Access.

Pasos para reproducir el error:

Nota: Este formulario tiene una particularidad y es que debe ocultar el subformulario si se cumplen unas condiciones cuando cambia de registro.

  1. Tener un formulario en Split form con un subformulario embebido así:

 

  1. Hacer clic en el subformulario

 

  1. Pasar a un registro que cumple las condiciones de ocultar el subformulario

El formulario permanece visible

 

 

Solución:

  1. Crear una variable a nivel de formulario para determinar si el subformulario ya perdió el foco.

 

  1. Agregar a los eventos Enter y Exit del subformulario (en el formulario padre) el siguiente código:

 

  1. Con base en el valor de la variable cambiar el control que tiene el foco hacia un control en el formulario padre si no se ha retirado el foco del subformulario.

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Listado de festivos

Esta entrada hace referencia a la publicación sobre festivos que encuentra aquí:

https://oficinavirtual1.sharepoint.com/blog/_layouts/15/start.aspx#/Lists/EntradasDeBlog/Post.aspx?ID=21

Revisando la fórmula de días laborales me encontré con la necesidad de tener un listado en Excel de los festivos en Colombia. De acuerdo con la entrada mencionada al inicio, la lista que se puede descargar los ofrece pero en formato de calendario (ics). Funciona bien para Outlook, pero cómo pasarlo a Excel?

La clave está en repetir el proceso descrito en el vínculo, pero pegando la información directamente en Excel:

Al cambiar la vista, presionar Ctrl + A (ingles) o Ctrl + E (Español) para seleccionar todos los eventos.

 

En Excel, seleccionar pegar o Ctrl + V en una hoja nueva y listo!

 

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