Motivación por necesidad

Muchas veces la motivación viene disfrazada de diferentes maneras. A veces es algo que queremos lograr, a veces es alguien a quién queremos parecernos, a veces es algo que leímos.

Otras veces, la motivación viene por una necesidad que estamos obligados a cumplir. No es la mejor manera, pero nos mueve y nos impulsa.

Considero importante centrarse en esa motivación y redireccionar el resto de cosas que nos desvían la atención. Una analogía sería tener muchas cuentas de correo. Mejor redireccionarlas o si no, cancelarlas.

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Solución problema de sincronización de SharePoint OneDrive for business y OneDrive

La situación:

Para las personas que usan la versión empresarial de OneDrive (For business) y/o la versión general OneDrive, uno de los problemas más frecuentes que encontramos es que los archivos que se suponen que están cerrados, no se sincronizan.

La nube blanca o la nube azul, que son los indicadores del estado de sincronización, se quedan en una especie de Loop infinito o con un mensaje de error.

La causa:

En varios oportunidades encontramos que la causa es que uno o varios archivos hayan sido bloqueados en la memoria por los programas con los que se abrieron (Word, Excel, Access, etc.). y aún después de cerrarlos, por algún motivo, no hayan sido liberados de ésta.

La solución:

Una posible solución, es cerrar los programas o los procesos con el Task Manager (o administrador de tareas)

O si definitivamente no se liberan, cerrar la sesión de Windows (log off) y volver a entrar.

 

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Mas sobre los problemas del portal de la DIAN e Internet Explorer

Un par de sugerencias adicionales para el caso específico de Internet Explorer:

  1. Agregar pse.com.co a sitios seguros (como la Dian utiliza pse como plataforma de pagos, si no se agrega a los sitios seguros en las opciones de seguridad del navegador, es muy posible que no funcione el proceso de pago).
  2. Agregar pse.com.co a compatibility view (si se usa la versión del navegador superior a 10)

 

Espero le sirva a alguien!

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Solucionador problemas Java DIAN

Escondido está en la página de la DIAN una aplicación que puede solucionar los problemas relacionados con JAVA.

 

El vínculo de descarga es el siguiente:

http://www.dian.gov.co/DIAN/12SobreD.nsf/FC22BC5CF1AB7BFA05257030005C2805/286CB2AD4B433B0B05257C060072A7EE?OpenDocument

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Hacer una consulta a un archivo de Excel alojado en SharePoint (365)

El problema:

Hoy me encontré con la necesidad de hacer una consulta a un archivo de Excel (2013) que se encuentra alojado en una biblioteca de documentos de SharePoint (2013) sin necesidad de descargar el documento.

 

La solución:

Utilicé la opción de oFeed que tiene Excel Services en SharePoint 2013, siguiendo los pasos descritos en este blog post:

http://cwebbbi.wordpress.com/2012/07/24/consuming-odata-feeds-from-excel-services-2013-in-powerpivot/

 

Espero que le sirva a alguien!

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Organización de documentos personales (no usar carpetas)

Desde hace unos meses decidí empezar a migrar la forma en la que estaba almacenando los documentos personales hacia un sistema que fuera más eficiente y me permitiera más flexibilidad para categorizar y buscar información.

El método anterior era el sistema tradicional de archivos y carpetas en el explorador de Windows:

 

Ya había evolucionado y como mucha gente, los tenía en una ubicación en Internet (la nube) y para mi caso, OneDrive fue la elección.

El problema

Definitivamente, la estructura de carpetas limita la capacidad de clasificación porque termina siendo una relación de uno a uno (o unos pocos). Me explico, si uno tiene un archivo de una factura de un tiquete de un viaje por ejemplo, en qué carpeta debe almacenarlo, en “Financiero” o en “Viajes”?

Con este problema hemos convivido y generalmente la solución más rápida es duplicar los archivos. Lo que generalmente produce más problemas, porque si necesitamos actualizar un archivo, tendremos que reemplazarlo en todas las ubicaciones donde lo hayamos duplicado.

 

La solución

Utilizar un sistema que permita tener un listado único de archivos y a ese listado darle una estructura que permita manejar tantas clasificaciones como uno quiera. Pareciera que requiere más trabajo, pero en últimas es un poco de “Cambiar esquemas”, combinado con “Disciplina y adoptar hábitos”.

Con este método, todos los archivos se pueden almacenar en una sola carpeta (sin subcarpetas), y en últimas lo que se va tener es un gran listado de archivos que siguen un consecutivo:

 

Algo así:

 

Si uno no tiene conocimientos para diseñar una base de datos, lo más fácil es utilizar una hoja de Excel.

El punto importante es que ya no se van a buscar los archivos por el nombre de ellos en el explorador de Windows, sino que se buscará en la tabla de Excel y después se abrirá el archivo con el número consecutivo.

 

Paso 1:

Preparar la tabla para almacenar la información

Crear una tabla en una hoja en blanco en Excel

Los encabezados pueden ser:

Consecutivo

Tercero

Documento

Fecha

Categorías

 

Esto se podría optimizar utilizando menús desplegables.

Ejemplo de cómo queda la información

Consecutivo

Tercero

Documento

Fecha

Categorías

1

Gas natural

Factura

1-Mar

Servicios públicos

2

Codensa

Factura

1-Mar

Servicios públicos

3

Helm Bank

Extracto

12-Mar

Financiero

4

Banco de occidente

Consignación

18-Mar

Financiero

5

Avianca

Factura

21-Mar

Financiero, Viajes

 

Para los que no saben cómo crear una tabla en Excel, pueden referirse a este tutorial:

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/dar-formato-a-una-tabla-de-excel-HA010013769.aspx

 

 

Paso 2:

Para cada archivo que se quiere almacenar:

  1. Renombrarlo y agregarle al nombre del archivo el número del consecutivo que sigue en la tabla donde se relacionan los archivos

    Ejemplos:

    1-facturagasnatural.pdf (es importante separar el número del nombre con un guion)

    2-facturacodensa.pdf

    

Nota: si se quiere, se puede nombrar solo como el consecutivo y omitir el resto del nombre del archivo

        1.pdf
        2.pdf

  1. Relacionar la información que describe el archivo en la tabla de Excel.

     

 

Para buscar archivos:

Simplemente usar los filtros del Excel

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5 Ways to Work from Home More Effectively

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